Telekommunikation und Groupware

wer klingelt wann

Telefon, Mail, Kalender und Microsoft 365 einrichten und umziehen, ohne dass der Betrieb steht.

Telekommunikation und Groupware

wer klingelt wann

Ein Rufplan ist eine Regel über Wochentag und Uhrzeit. Beides lässt sich hier einstellen, der Weg eines Anrufs zeichnet sich neu.

Uhrzeit 18:45

Beispielplan mit vier Zeitzonen. Im Betrieb liegt dieselbe Regel in der Telefonanlage, die Mailbox schickt ihre Nachricht als Mail ins Postfach.

worum es geht

Mail liegt bei einem Anbieter, Dateien bei einem zweiten, der Kalender bei einem dritten. Ein Umzug steht seit Jahren an, aber niemand traut sich, weil am Montag wieder alle arbeiten müssen. Die Telefonanlage kann mehr, als genutzt wird, nur weiß keiner, wo es eingestellt wird. Dazu kommen gemietete Zusatzwerkzeuge für Termine, Webinare und Newsletter, jedes mit eigener Rechnung und eigener Kontaktliste.

was kreatika dabei macht

Postfächer und Laufwerke umziehen, gestaffelt und ohne Unterbrechung des Mailverkehrs. Bei MOST waren es 8 Postfächer und 266 Dateien von Google Workspace nach Microsoft 365, mit 0 Fehlern.
Microsoft 365 einrichten: Postfächer, SharePoint-Startseite, Design für den ganzen Mandanten.
Funktionen in einer bestehenden Telefonanlage einrichten. Bei A.R.C. Laser sind das drei Durchsagegruppen über zwei Standorte in einer 3CX-Anlage, mit 56 Nebenstellen.
Terminbuchung am Firmenkalender bauen, als eigene Seite statt eines gemieteten Dienstes.
Eine eigene Videokonferenz für Schulungen betreiben, mit Einladungslink, Lobby, Gruppenräumen, Aufnahme und lokaler Transkription.
Newsletter aus dem eigenen System versenden, mit Werbesperren aus einer einzigen Quelle.
Mail auf einem eigenen Mailserver betreiben. kreatika.de läuft seit 23.09.2026 darüber.

wie die arbeit abläuft

Bestand zählen: Postfächer, Verteiler, Laufwerke, Nebenstellen, Domains.
Den Zielzustand aufsetzen und parallel zum Bestand synchron halten.
In Stufen umstellen, zuerst wenige Postfächer, dann der Rest. Der Mailverkehr läuft dabei weiter.
Nachzählen: was übertragen wurde, was nicht übertragbar war und warum.
Eine kurze Betriebsanweisung schreiben, damit die Funktion auch benutzt wird.

womit

Microsoft 365 mit Exchange, SharePoint und Teams
3CX
LiveKit für Videokonferenzen, Whisper lokal für Transkription
Anbindung an Outlook-Kalender, per Exchange-Richtlinie auf eine Gruppe begrenzt
eigene Werkzeuge: emailpolar für Newsletter, CorePolar für Postfächer

was es kostet und was nicht

Ein Umzug ist ein abgegrenzter Auftrag mit einer Zählung am Anfang und einer am Ende.
Lizenzen von Microsoft und Anschlusskosten des Telefonanbieters sind Fremdkosten und werden als solche ausgewiesen.
Ein eigener Baustein lohnt sich dort, wo er eine laufende Miete ablöst. Ob das so ist, steht vor dem Bau im Angebot.

häufige fragen

Geht beim Umzug Mail verloren? Der Mailverkehr läuft während der Umstellung weiter. Beim Umzug von MOST waren über alle Postfächer 14 Elemente nicht übertragbar, und die sind einzeln aufgeführt.

Muss dafür eine neue Telefonanlage her? Meist nicht. Durchsagen und Rufpläne lassen sich in einer bestehenden Anlage einrichten.

Warum eine eigene Terminbuchung? Weil jede Buchung dann direkt als Anfrage im eigenen System steht und der Kalender im Haus bleibt.

Kann Mail auch ohne Microsoft betrieben werden? Ja, auf einem eigenen Mailserver. Der läuft bisher im Eigenbetrieb von KREATIKA, Kundenkonten gibt es dort noch nicht.

Wie lange dauert es bis zu einer Durchsage? In der eingerichteten Anlage sind nach rund 2 Sekunden alle Lautsprecher offen.