jede geräteakte in sekunden gefunden

Zu jedem ausgelieferten Gerät gibt es eine Akte aus Prüfprotokollen und Servicedokumenten, abgelegt als PDF in Ordnern auf dem Dateiserver. Wer etwas zu einem bestimmten Gerät wissen wollte, suchte nach Dateinamen. Was in den Dokumenten stand, ließ sich nicht abfragen.

• Eine Vermessung des gesamten Dateibestands per Skript, um zu wissen, was überhaupt da ist.
• Ein Dokumentenarchiv im eigenen Haus mit Texterkennung.
• Eine Auswertung je Dokumentklasse: Ein Sprachmodell liest die Angaben nach einem festen Schema heraus, jede Fassung des Schemas ist versioniert.
• Eine Oberfläche mit Gerätesuche, Geräteakte und Sprung in das Originaldokument.
• Ein Rechtemodell aus Rolle, Dokumentklasse und Zeilenfilter. Jeder Zugriff wird protokolliert.
• Ein Kostenbuch mit hartem Deckel: Vor Überschreiten des Budgets hält die Auswertung an.

paperless-ngx als Archiv, PostgreSQL, FastAPI für die Oberfläche, Texterkennung und ein Sprachmodell über eine Schnittstelle mit Stapelverarbeitung. Angemeldet wird mit dem Firmenkonto, die Rollen kommen aus den Gruppen im Verzeichnis. Dokumente mit Gesundheitsdaten von Beschäftigten sind von der Auswertung ausgeschlossen.

Die Plattform läuft seit dem 05.08.2026. 31.558 Dokumente sind ausgewertet und 21.200 Geräten zugeordnet. Neue Dokumente kommen alle 30 Minuten dazu, ein Durchlauf dauert rund 40 Sekunden. Service und Technik geben eine Seriennummer ein und haben die Akte vor sich. Die Auswertung kostete rund 0,0027 USD je Dokument.